Programas de Cumplimiento: una realidad en la región – Roberto Batres Estrada | Francisco Ramos

En esta ocasión tenemos el privilegio de entrevistarlos para la presente edición de The Lawyer Magazine y poder compartir las valiosas recomendaciones a continuación expuestas.

Roberto Batres Estrada es un Abogado y Notario graduado de la Universidad Francisco Marroquín, con más de 10 años de experiencia en programas de cumplimiento (Compliance). Siendo un referente en estos temas.

Francisco Ramos es Abogado, graduado en la Universidad Católica Andrés Bello, en Caracas, Venezuela, es el actual Director de Compliance en el grupo cbc. (www.cbc.co). Previo a dicho cargo se desempeño en Ambev por más de 12 años, habiendo vivido los últimos 7 años en Brasil y de los cuales los últimos 5 años fue responsable por la implementación del programa de Compliance de Ambev en los países de Latinoamérica, incluyendo: Brasil, Argentina, Chile, Paraguay, Uruguay, Bolivia, Colombia, Perú y Ecuador. Su actual desafío es desarrollar e implementar un programa de Compliance efectivo en todas las empresas del grupo y en todos los países donde tienen operaciones.

¿Qué es un programa de cumplimiento (compliance)?

Entrevista a

Francisco Ramos

Director de Compliance CBC

Ahora mismo me hago la pregunta que quizás muchas personas se hacen… ¿Por dónde comenzar? ¿Qué hacer primero? ¿Por donde empezar?

Es prácticamente imposible definir 100% la función de Compliance en una compañía y con frecuencia hasta genera dudas de las responsabilidades con áreas afines como Controles internos, Auditoría interna, Riesgos, o incluso Jurídico. Si partimos del hecho que Compliance es el cumplimiento de cualquier regulación o normativa, prácticamente todo sería Compliance, por lo que resulta necesario encontrar la definición exacta para tu compañía.

Por otra parte la definición puede ser tan extensa como el autor lo desee. Después de los temas clásicos de Compliance, tales como prácticas anticorrupción, políticas, cumplimiento del Código Ética, lavado de dinero e investigaciones, hay una gama bastante grande de temas, como son: antitrust, derechos humanos, data privacy, seguridad de la información, ambiental.

Como condición sine qua non debemos comenzar por obtener un conocimiento amplio del negocio, de nuestro negocio. Sin ese conocimiento estaremos perdiendo nuestro tiempo y recursos y el programa de Compliance nunca saldrá del papel y será ineficaz.

Es fundamental que el conocimiento de la empresa sea al detalle de las operaciones: clientes, proveedores, licencias requeridas, políticas, controles implementados sobre inventarios, donaciones, exportaciones, agentes o proveedores utilizados, temas específicos de cada país, analizar todas las formas en que es posible que salga dinero o bienes de la empresa, contratos más importantes, flujos internos de aprobaciones, programas, accesos, conocer las prioridades de cada área de negocio, y un largo etc.

Si quieres tener un programa efectivo de Compliance es obligatorio conocer los riesgos para implementar controles que resuelvan realmente tus necesidades. No existe una receta que funcione para todas las compañías por igual dejando de lado las particularidades de cada negocio, país donde opera o tipos de riesgo. Por todo lo anterior es que resulta fundamental iniciar por un Risk Assessment. De ahí saldrán los riesgos que debemos mitigar y servirá lógicamente para la mejor asignación de recursos, tanto de personas como económicos. Ahora debemos determinar hasta dónde queremos llegar.

En pocas palabras el Risk Assessment nos va a decir dónde estamos pero nosotros debemos hacer una análisis y definir a dónde queremos llegar, esto es: ¿quiero que mi compañía solamente evite problemas? ¿cumpla con la ley y no tener que pagar multas? (que ya es bastante para muchas de las empresas en nuestros países) ¿Qué tenga una buena reputación?, o quiero ser una referencia y un ejemplo de ética y cumplimiento del Código de Ética interno y las políticas de la empresa. Como punto de partida considero justo y aceptable para cualquiera que se debe cumplir con todas la leyes de los países donde se opera, y de todas ellas, las más exigentes.

Conociendo la empresa, realizado el Risk Assessment y definido hasta donde queremos llegar, habremos definido lo que es Compliance para tu compañía.

Un capítulo que vale la pena mencionar aunque sea brevemente es la Cultura. La Cultura de la compañía tiene que estar alineada con los objetivos de Compliance, desde su Presidente hasta el último de sus trabajadores. Parece obvio y nada original, pero en la práctica no lo es. Considero que mi antiguo jefe, Martim Della Valle, lo resumía muy bien en una simple pregunta: ¿la empresa está preparada para perder una ganancia inmediata (sea un contrato, una venta o el patrocinio de un evento, por ejemplo) a cambio de hacer lo correcto? Tiene que ser un convencimiento profundo. El profesional de Compliance debe saber que tendrá el apoyo de la alta dirección a la hora de tomar cualquier decisión difícil.

Sin el apoyo de la Cultura de la Compañía y de todo su cuerpo directivo los esfuerzos por implementar un programa de Compliance efectivo serían nulos o por lo menos se avanzaría muy lentamente y a un precio sumamente alto.

Si ya sabemos donde están los riesgos que debemos atacar y tenemos el apoyo de la Cultura de la Compañía: manos a la obra. Por una parte tenemos que aprovechar lo que ya se haya realizado y está implementado en la empresa, que seguramente requirió el esfuerzo y tiempo de muchas personas, así como las política ya existentes.

Ahora viene la parte donde los profesionales de Compliance tenemos más capacidad de acción y podemos agregar más valor a la empresa.

Un simple ejemplo de un pilar de cualquier programa de Compliance son los entrenamientos o capacitaciones.

¿Podríamos conformarnos con preparar un material y enviarlo a todos los empleados que tienen acceso a email corporativo? Tal vez… O ¿sería mejor pensar en un entrenamiento presencial y dirigido a públicos específicos y por temas de riesgo, claro está, sin detrimento de utilizar también las plataformas tecnológicas que multiplican el alcance de nuestras acciones? Algo que me funcionó muy bien dejando un resultado bastante positivo, especialmente por el interés y dudas de los participantes, fue una mesa para discutir un caso práctico, elegido cuidadosamente y de mucha aplicación en el día a día de las personas. Más del 90% de los participantes ya había sido capacitado varios años en el tema de Compliance anticorrupción… entonces en las capacitaciones el desafío para los profesionales de Compliance es variar y presentar los contenidos similares a públicos similares pero de una forma interesante y hasta atractiva.

Después de muchos años trabajando en empresas de consumo masivo no puedo pensar en un programa de Compliance sin que sea medible. Como reza el viejo dictado: lo que no se mide no se puede controlar. Al fin de cuentas tendremos que presentar los números, el tamaño de la brecha que queremos cerrar, medirlos constantemente, como cualquier otra área de la empresa. No es fácil medir la adherencia a la cultura o a la ética, pero hay muchas otras opciones de indicadores. Por citar sólo algunos: número de dudas sobre temas éticos, seguimiento a las consultas realizadas, investigaciones realizadas, tiempo y recursos de la investigación, procedencia o no de hechos denunciados, número de Due Diligence realizadas los proveedores de la empresa, sistemas utilizados en las Due Diligence, número de contratos revisados con cláusulas específicas de Compliance, comunicaciones realizadas, donaciones solicitadas, aprobadas y correctamente contabilizadas, número de capacitaciones, números de empleados capacitados, etc… En paralelo, es necesario idear la manera de medir y controlar periódicamente que todo se realice de la forma en que ha sido diseñado. El área de Auditoría Interna puede y debe ser un gran aliado en este aspecto.

Otro punto clave es revisar y actualizar por lo menos una vez al año los indicadores que queremos revisar para ir subiendo el estándar cada vez más en la búsqueda de la excelencia y de la efectividad del programa

Las métricas son de suma importancia, pero debemos tener cuidado también en no perder la esencia de lo que queremos, es decir, no buscamos el número por el número,

lo que queremos es diseñar un programa que mitigue los riesgos, establezca controles y que incentive a todos los trabajadores a hacer lo correcto en todas las situaciones de nuestro día a día.

¿Cuáles son las implicaciones y efectos de un Programa Cumplimiento (compliance)?

Entrevista a

Roberto Batres Estrada

Gerente Legal y Compliance de Ambev

Es cada vez más común en nuestros países escuchar de “compliance”, cumplimiento legal, o programas de “compliance”. Sin embargo, es importante reconocer que cumplir con la ley es la regla, no es algo nuevo, y que el “compliance” es un sistema de individuos, procesos, políticas y procedimientos desarrollados para asegurar el cumplimento con la legislación aplicable, regulaciones de industria y contratos privados que gobiernan las acciones de una organización.

Un programa corporativo de ética y cumplimiento legal tiene que ser el compromiso a la forma ética en que se conduce un negocio y un sistema que ayude a las personas dentro de una organización a actuar de la forma correcta. Así, su implementación no debe considerarse como una obligación más, sino que como el verdadero compromiso con una cultura de ética y cumplimiento legal.

Al igual que como deben tomar una decisión de invertir o no en mantenimiento de su línea de producción, o en capacitación para sus colaboradores, es normal que las empresas enfrenten la decisión de invertir o no invertir en un programa de cumplimiento legal.

Al aumentar el énfasis y la comprensión de los beneficios tangibles e intangibles de tener una cultura ética y de cumplimiento, los accionistas o altas gerencias de las empresas pueden ir moldeando sus programas de cumplimiento de acuerdo a sus necesidades, sus realidades y sus intereses.

¿Cuáles son estos beneficios tangibles e intangibles?

Generalmente, los beneficios de un programa de cumplimiento legal están asociados con la disminución del riesgo y contingencias para la empresa, los cuales en realidad son consecuencias de la NO implementación del programa. Sin embargo, el SÍ implementar un programa de cumplimiento tiene implicaciones que más bien pueden verse como generadores de valor (inversión, no gasto).

Primero, vamos a hablar de las implicaciones de NO implementar un programa efectivo de cumplimiento y aquí me refiero específicamente al “PERJUICIO” para las empresas:

Costos de Compliance y procesales:

La implicación más evidente y obvia de no implementar un programa de cumplimiento legal que sea efectivo es el costo de defenderse de una investigación administrativa y/o judicial por un posible incumplimiento. Los costos no se limitan únicamente a los honorarios de los abogados y asesores, sino también se refiere a las eventuales penas pecuniarias y/o multas que pueden derivarse de los propios procesos.

Al estar una empresa involucrada en una investigación por incumplimiento legal, necesariamente surge la necesidad de implementar un proceso de cumplimiento para evitar que el mismo se repita. Esto también puede ser consecuencia de una resolución judicial, como recientemente surgió en Guatemala. En estos casos, implementar un programa de cumplimiento se vuelve más oneroso por la urgencia de implementar los procesos.

Contratos Nulos o Inexigibles:

Esta consecuencia aplica especialmente para las empresas que contratan con el Estado, o que obtienen contratos a través de una licitación pública. En algunos países, se ha obligado a las empresas que obtuvieron un contrato de manera ilícita a devolver las utilidades provenientes de dicho contrato.

Daños a la Imagen Corporativa y Reputación:

Estamos en un momento en el cual todas las empresas están cada vez más expuestas.

La reputación es la percepción que los stakeholders (internos y externos) tienen de una empresa, en base al comportamiento que la misma ha desarrollado a lo largo del tiempo y a los valores corporativos que transmite.

En Ambev, estamos convencidos que no hay trucos para construir una compañía excelente: es difícil y lleva tiempo. Los atajos pueden destruir una compañía desde adentro.

Efectos en el valor de la empresa:

La carencia de procesos que permitan el control del cumplimiento legal puede dar lugar a la existencia de riesgos y contingencias que impactan el valor de las empresas. La incertidumbre en la continuidad del negocio puede motivar a los accionistas a dejar de invertir en esa empresa y llevar su dinero a otra empresa o negocio que represente menos riesgo.

Distracción de la administración y gerencia:

La principal atribución de la administración y la gerencia es cumplir integralmente con la finalidad de la empresa (generar utilidades). Cuando existe un proceso de investigación por incumplimiento legal, es natural que la administración y los gerentes, como personas, se distraigan en virtud de las consecuencias personales que dichos procesos pueden significar para ellos.

En consecuencia, en vez de tener gerentes enfocados en la estrategia y en el desarrollo del negocio, tendré personas preocupadas por defenderse dentro de un proceso de investigación.

¿Cómo puede beneficiarse una organización al decidir invertir en un programa de cumplimiento?

Como mencioné antes, en la decisión de implementar un programa de cumplimiento, normalmente pensamos en los perjuicios que esto puede causar. Sin embargo, le ética y cumplimiento continúa evolucionando como un componente clave de cualquier plan de negocios moderno e incluso, como en el caso de Ambev, la ética y transparencia forma parte de la plataforma de sostenibilidad, junto con acciones de medio ambiente y consumo responsable.

Es así, como contar con un programa efectivo de ética corporativa y cumplimiento que sea proactivo puede, además de minimizar o prevenir perjuicios, convertirse en una ventaja competitiva y generador de ingresos:

Sostenibilidad y protección del negocio:

Asegurar que el negocio perdure en el tiempo. Blindaje del negocio a través de acciones que garantizan de manera sostenible el cumplimiento legal y ético, reduciendo las contingencias y los riesgos.

Valor del negocio:

Acrecentar las utilidades de la empresa a través de una mejora en la imagen pública de la empresa y la percepción que los consumidores e inversionistas tienen de la misma.

Atracción y retención de talento:

A través de una imagen pública y reputación positiva, conseguimos que las mejores personas quieran trabajar y permanecer en nuestras empresas, por la confianza que la misma va subsistir en el tiempo actuando de forma correcta.

Gente Motivada:

Muy en línea con el anterior, los colaboradores de una empresa sienten satisfacción y orgullo cuando ven que la organización para la cual trabajan constantemente demuestra el compromiso con sus valores corporativos y cumplimiento ético. Por el contrario, imagínense la angustia de trabajar para una empresa que constantemente es señalada de incumplimientos legales.

Empresas y marcas amadas:

Formar una imagen reputacional positiva a partir del compromiso con el cumplimiento legal, genera una fuerte conexión con los consumidores, al crear en ellos un sentido de orgullo, identificación y admiración respecto de la compañía y sus marcas.

Orgullo: Hacer que el consumidor sienta orgullo de ser asociado con ciertas marcas o empresas.

Identificación: Que las marcas compartan los valores del consumidor.

Admiración: Que el consumidor admire la empresa y sus marcas.

Las nuevas generaciones de consumidores, especialmente la generación millenial que representa el sector demográfico más importante, cada vez cuestionan y valoran más el origen de las utilidades. Prefieren que las empresas realicen negocios de la forma correcta (en cumplimiento con normas legales, respeto del medio ambiente, trabajo digno, etc).

No existe una solución única para implementar un programa de ética corporativa y cumplimiento legal, ya que cada organización tiene una cultura empresarial distinta. No obstante, el cumplimiento legal es un elemento común a todas las organizaciones, sin importar su tamaño, su industria o su cultura.

Cuando entendamos que el “compliance” no es una moda, sino un sistema permanente para asegurar la operación en marcha y sostenibilidad de nuestros negocios, vamos a conseguir utilizarlo como una ventaja competitiva y generador de valor para nuestro negocio.