Grupo CODACA fue fundada en febrero 1972 por Grupo Sika Motors y Marubeni Corporation de Japón. Desde su inicio, la estrategia principal se enfocó en el servicio post-venta para garantizar a los clientes la mayor disponibilidad de su camión y obtener el menor costo por kilómetro recorrido. Debido a esta estrategia, en 1975, CODACA se conviertió en el líder del mercado de camiones en Guatemala gracias a su programa RESPALDO TOTAL CODACA. 

Hoy por hoy, CODACA representa diferentes marcas líderes para cada segmento y necesidad del mercado. Dichas marcas son de origen japonés, americano, sueco y chino. Sus productos principales varían desde vehículos comerciales ultralivianos, livianos, medianos y pesados, así como buses, montacargas y servicios financieros principalmente Leasing financiero, operativo, renta diaria y préstamos. 

Del Departamento Jurídico De Codaca 

Como muchas empresas, GRUPO CODACA, cuenta con su propio departamento jurídico. En nuestro caso, nuestro departamento cumple con asesorar legalmente al grupo, generar valor, y por supuesto la elaboración de contratos que al año realizamos más de 1,500 contratos y/o documentos legales. Nuestro departamento legal es el encargado de elaborar toda la documentación legal que requiera la empresa para su operación, tales como contratos mercantiles, contratos comerciales, contratos de trabajo; tales documentos algunos son requeridos en escrituras públicas y otros en documentos privados. 

Nuestro Proceso De Transformación Digital 

Los abogados “in house” o de la empresa, no tenemos la misma mentalidad que los abogados y notarios de despachos, en nuestro caso nuestro único cliente es la empresa para la cual laboramos, quien a su vez no nos ve como proveedores de un servicio, sino que como miembros del equipo. Y como miembros del equipo, así como la empresa crece, se expande y lidera el mercado, su departamento legal debe realizarlo de forma acorde.

Por lo que, el primer paso para innovar o liderar en nuestro departamento legal, ha sido capacitarnos en temas de actualidad, educarnos, estar al día con las nuevas tendencias y/u oportunidades que nos permitiera generar cada vez más valor al grupo.

La necesidad que tuvimos como departamento legal para la implementar herramientas de Legal Tech, surgió de la exigencia de agilizar el trabajo en tiempo y automatizar los procesos para así reducir errores que fueran un riesgo con repercusiones en el futuro; en este caso, luego de asistir a una conferencia del Instituto de Derecho, decidimos implementar el programa de automatización de documentos, Legal Machine. Para la implementación de esta herramienta tuvimos varios retos, los cuales expondré a continuación. 

Primer reto: El cambio de la cultura. 

Nuestro departamento pasó por el reto del cambio, lo que antes era “manual” y de trabajar con “nuestras minutas”, a trabajar de forma estandarizada. Esto pareciera ser excelente en papel, pero en la realidad, es muy importante comprometer al equipo a cambiar su forma de trabajo, lo cual no siempre es fácil; romper con las costumbres es un reto, pero se logra mostrando compromiso desde arriba hacia abajo, es decir inicia con el jefe y/o director del departamento legal y termina con los asistentes y demás miembros del equipo. 

Este cambio cultural se logró, y ahora, gracias a este sistema, seleccionamos las cláusulas que deseamos, ingresamos los datos variables, ya no escribimos números en letras, sino que todo tiene convertidores, y automáticamente el contrato está creado y listo. La forma de trabajar cambió; lo que antes nos tomaba 50 minutos ahora nos toma 15, con la seguridad y certeza que ésta no tendrá errores.

Segundo reto: La implementación. 

Legal Machine, es una solución que nos permite trabajar con nuestros formatos; pero para ello fue necesario invertir tiempo para poder enviar nuestro mejor formato con todas sus variantes. Y éste fue el principal reto, en una empresa tan dinámica como la nuestra en la que muchas veces nos falta tiempo, ahora necesitábamos dedicarle tiempo a la implementación de esta solución, es decir si nos faltaba tiempo ahora nos faltaría aún más porque agregamos una tarea más al equipo.

Sin embargo, en lo personal lo veo como en la Fórmula 1; no se puede cambiar la llanta de un vehículo si el mismo está circulando, es necesario que el mismo pare y que se cambien las llantas. Todos sabemos que el que el vehículo que cambia las llantas se atrasa en relación a los demás competidores, pero todos deben de cambiar llantas, el que no lo hace pierde la carrera y en ciertos casos ni termina la misma. Así es con la transformación digital, debemos sacrificar un poco de tiempo, para luego ser mejorres, y para tener una ventaja competitiva.

Y esto fue lo que hicimos, pero requirió que todos estuviéramos comprometidos, que la persona designada para la implementación fuera la adecuada y que contará con todo el apoyo de la directora legal. Con este programa o sistema de Legal Tech, hemos pasado de crear nuevos documentos sobre la base de los que ya existían y se utilizaban, a crearlos desde una plataforma digital, desde casa o desde la oficina de forma estandarizada y sin errores. 

Con este programa o sistema de Legal Tech, hemos pasado de crear nuevos documentos sobre la base de los que ya existían y se utilizaban, a crearlos desde una plataforma digital, desde casa o desde la oficina de forma estandarizada y sin errores. 

Tercer Reto: Es una estrategia de largo plazo

La transformación digital no se realiza de la noche a la mañana o únicamente con un programa, es un cambio de cultura, en el cual se deben buscar “quick wins”. La automatización de documentos definitivamente fue un “quick win” para nosotros. Los pasos siguientes ahora será encontrar más soluciones que permitan generarle más valor a la empresa. Y por último, para cerrar, en el proceso de transformación digital, es importante el compromiso, tanto de nuestro equipo como de nuestros proveedores; eso fue lo que tuvimos en con la herramienta que contratamos, es decir es importante encontrar al proveedor adecuado.